随时随地的免费硬盘——体验Office XP的移动存储功能
贺玲
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笔者是一名计算机培训教师,每天奔波于单位、教室和客户之间。现在应用软件层出不穷,教学课件也越做越精致,教学质量也在不断提高。但笔者也遇到了一个问题,即工作中需要经常在不同地点使用的数据越来越多,课件越来越大,一张小小的软盘已经远远不能容纳了。购买便携式硬盘不仅需要一笔投资,而且不同工作地点的计算机配置不尽相同,即使移动硬盘在各个地点都可以使用,使用者也一定不能忘记携带,不然就会影响工作。使用笔记本电脑是比较可靠的方法,但是在长途出差或经常变换工作地点的工作中,携带笔记本电脑并不太方便。因此笔者一直在为如何解决数据在不同地点的存储和使用的问题而苦恼,却没想到Office XP的升级倒解决这一难题,笔者的兴奋之情难于言表,在此特地整理成文与其他和我一样被此困扰的朋友们共享。
随着Internet的迅速发展,它已经遍布我们生活和工作的许多角落,我们可以在不同地点使用不同的接入方式连入Internet。Office XP就是根据目前用户的应用现状,为用户提供在不同地点存储和使用个人数据的途径是其新增的一个通用功能,这就是使用户可以直接在Microsoft的门户网站MSN(http://www.msn.com)上存储自己的文件,而且此服务是Microsoft免费提供的。有了Office XP的这一新功能,我们就可以把比较大的、需要在不同地点使用的文件直接保存在MSN站点上,这样不管走到哪里,只要能上网就能够存储和使用个人数据文件,既安全又方便。而那些在不同地点办公的机构和需要共享文件的朋友还可以专门申请一个公用账号,把需要交流的文件放在上面,一个不用布线的局域网就诞生了!现在是不是很想拥有这样一块免费的移动硬盘呢?那么就请跟随笔者来一步步学习如何实现这一功能吧!
首先,您需要拥有一个Hotmail的电子邮件账号,您可以登录http://www.hotmail.com进行申请,Hotmail将为您提供注册向导,具体过程不再
赘述。
Office XP的移动存储功能在其各个子程序中都可以实现,这一功能的实现并不复杂。下面我们就以Word XP为例来进行详细的说明。在我们完成了一个Word文档的编辑后,选择“文件”*“另存为”,打开“另存为”对话框,在对话框左边的目录树中里选择“网上邻居”选项,这时在对话框右侧出现多个选项(如图1所示)。Office XP的移动存储功能就体现在“我在MSN上的Web站点”选项中。此时选择“我在MSN上的Web站点”选项,点击“确定”后,系统就会弹出“请用Microsoft Passport登录”对话框提示您输入登录名和密码(如图2所示)。登录名即为您的Hotmail邮件地址,密码与访问收件箱的密码一致。
输入完成后点击“确定”按钮,Office XP就会自动连接MSN的免费存储空间。如果您是第一次使用这一功能,系统会提示您新建一个存储空间(如图3所示),在“Web Publishing”对话框中为存储空间命名,例如“Judy_He family”,注意存储空间的名称一定要记住,在以后取回文件时要用到。接下来按照提示输入所需信息,完成后您可以看到刚才定义的存储空间的Web路径已经保留在相应应用程序的“另存为”对话框中了(如图4所示)。以后在保存文件时,选择“My Web Document”文件夹,为文件命名后单击“保存”按钮即可把文件保存在MSN免费存储空间。
这样做是不是有点像自己拥有了一块移动硬盘?那么文件保存好后,如何取用呢?其实,从网络存储站点重新取回文档的操作也很简单,与从本地硬盘中读取的步骤大致相同,不过通过网络存取数据的速度较慢,可能需要等待一段时间。
从MSN网络存储空间获取数据文件的条件是现在的工作环境必须可以连入Internet。这样,不管用户在何地进行工作,只要能够连入Internet,在浏览器的地址栏输入MSN存储空间的网络地址即可访问自己的网络“移动硬盘”。“移动硬盘”的地址为“http://cn.msnusers.com/yourname”,其中“yourname”即为用户在首次使用MSN免费网络存储空间时设定的存储空间名称,例如“http://cn.msnusers.com/Judy_He family”。这时系统会提示输入账号名和密码,在通过身份验证后就可以进入到自己的网络文件夹来取用自己需要的文件了。另外,系统还提供拖拽的方式在网络和本机之间进行文件的复制或移动。用户可以把一些较大的常用文件放到网络文件夹中,随时随地下载使用。一个工作小组或几个朋友也可以申请公用的Hotmail账号,这样就可以实现数据的异地传递和共享了。
相信移动存储功能只是Office XP众多应用中的沧海一粟,随着Office XP应用的不断普及,还会有更多的方便功能被大家发现,让我们拭目以待吧!
(作者地址: 北京市海淀区北四环中路229号清华微软认证高级技术培训中心,100083)
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第二十四期: 应用技巧